Apptitude c’est la rencontre entre l’ingénierie logicielle et le design. Notre agence amène des compétences pointues à la fois sur les aspects stratégiques, techniques et ergonomiques pour transformer les idées de nos clients et partenaires en produits digitaux élégants et efficaces. L’entreprise évolue dans un environnement dynamique où l’efficacité, la rigueur et la qualité du service sont essentielles pour garantir le bon fonctionnement quotidien de toutes les équipes.

Afin de permettre aux collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier, il devient crucial de renforcer le pôle administratif sur place, avec une personne proactive, autonome et organisée, capable de prendre en charge l’ensemble des tâches administratives courantes ainsi que le lien humain au bureau.

Ta mission

Nous sommes organisés en équipes et en rôles, de ce fait ta mission s'articule dans plusieurs équipes et tu auras ainsi plusieurs rôles, comme suit : 

Dans l'équipe Support Administratif

• Traiter le courrier entrant/sortant et les expéditions en les numérisant et les distribuant
  
• Recevoir et accueillir les clients et les fournisseurs
• Gérer les appels téléphoniques en assurant le filtrage et la redirection des communications
• Entretenir une bonne relation avec les fournisseurs et suivre les commandes en cours
• Favoriser un environnement de travail agréable en prenant en charge la gestion de la vie de bureau (agencement des bureaux, anniversaires, etc.)
• Contribuer à l'organisation d'événements d’entreprise
• Assurer le suivi et la mise à jour de l'inventaire
• Documenter les processus administratifs et proposer des améliorations

Et côté Support Humain

• Assurer le suivi administratif et contractuel de l’entrée à la sortie du collaborateurs
• Assurer la coordination lors des recrutements
• Faciliter l’intégration du nouveau collaborateur
• Effectuer d'autres tâches selon les besoins.
• Préparer, planifier et organiser d'événements pour l’équipe

Pour réussir et s'épanouir dans cette fonction

• Expérience dans la gestion administrative, le support RH, la coordination interne ou la gestion de bureau (et la gestion comptabilité et finances est un atout)
• De l’énergie pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes et créer un environnement de travail fluide, agréable et bien organisé
• Excellente qualité d’écoute pour comprendre les besoins des collaborateurs, des partenaires et des clients
• Rigueur et fiabilité dans l’exécution des tâches administratives, avec le souci du détail et du respect des délais
• Une capacité à gérer plusieurs sujets simultanément, à prioriser efficacement, et à s’adapter aux imprévus avec calme et bon sens
• À l’aise dans la communication, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit - les langues de travail sont le français et l'anglais.
• Aisance avec les outils numériques (suite Google, outils administratifs, etc.) et volonté d’optimiser les processus
• Discrétion, confidentialité, et éthique professionnelle dans le traitement des informations sensibles
• Sens du travail en équipe, “du faire et être ensemble” : écoute, curiosité d’apprendre avec les autres, autonomie dans la réalisation des tâches, proactivité dans le partage des informations et demandes d’aide

Notre promesse

• Un environnement de travail stimulant
• De la variété dans les tâches, dans les clients et dans l'équipe
• Un environnement où l'intelligence collective est omniprésente
• Des échanges réguliers entre collègues pour progresser
• Des espaces d'écoute et d'entraide
• De la confiance, de l'autonomie et des responsabilités, pour grandir et faire grandir les autres.

Ce poste démarre idéalement à 50 ou 60%, idéalement les jours travaillés sont lundi - mardi - jeudi et avec une présence au bureau, ce qui donne tout son sens à la mission ! Le télétravail est possible si besoin bien sûr. Et le poste pourra évoluer (taux d'activité, et responsabilités) suivant les compétences et l'appétence de la personne.